ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

FASES O ETAPAS

CONCEPCIÓN:

En esta fase se trabaja la idea de realizar un proyecto, si resulta favorable se convierte en una propuesta, que debe incluir las expectativas, los recursos requeridos etc. Cuando se aprueba la propuesta el proyecto pasa a la fase formativa o planificación.

PLANIFICACIÓN:

Durante esta fase se define los objetivos, el administrador del proyecto, presupuestos y recursos demandados. Se debe tener en cuenta las tareas a ejecutar como;

–      Tener un objetivo determinado.

–      Tener clara la fecha de cumplimiento.

–      Las actividades detalladas y sus costos relacionados.

–      Determinar los costos necesarios, ( personal, suministros y equipos)

EJECUCIÓN:

Consiste en determinar las actividades necesarias en secuencia el tiempo, materiales, equipos, maquinarias, y personal responsable que realizara el proyecto.

CIERRE:

En la fase de cierre o terminación el trabajo en el proyecto debe estar completo, se analizan los éxitos, fracasos del proyecto, se hace un informe detallado, que sirva como guía para proyectos futuros.

DIAGRAMA DE GANTT

Los diagramas de GANTT, también conocidos como “DIAGRAMA EN CASCADA” son herramientas muy utilizadas en la administración de proyectos por que resultan económicas y prácticas para utilizar.

Este se constituye por un diagrama de barras horizontales, la lista de actividades va debajo del eje vertical, las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal que corresponde al calendario o escala de tiempo definido al trabajo que se va a realizar (hora, día, semana, mes) entre otras.

En el eje vertical se colocan las actividades que corresponden al trabajo en curso, cada actividad pertenece a una línea horizontal cuya distancia va conforme a su duración.

Las actividades que comienzan primero se encuentran en la parte superior del diagrama y las que comienza después se ubican de manera progresiva, se comienza por la que se ubique primero en el eje vertical, por esta razón se les llama “DIAGRAMA EN CASCADA”.

Es importante resaltar que aunque es una herramienta muy practica también tiene algunas desventajas y es que cuando un proyecto es demasiado grande es difícil desarrollarlo y tener el diagrama actualizado, otra desventaja es que  no indica cuales actividades se pueden retardar sin que afecte la duración del proyecto, no obstante en los grandes proyectos puede ser útil para representar las diferentes  tareas.

DIAGRAMA DE REDES

El diagrama de redes nos ayuda a identificar las prioridades de las actividades, cuales deben realizarse antes de comenzar otras y cuales deben desarrollarse al mismo tiempo.

Estos están compuestos por una serie de círculos o nodos que se conectan por flechas, las flechas entre los nodos indican el orden en que deben realizarse las actividades, cada actividad se representa mediante una flecha que conecta dos nodos, en estas redes solo existe un comienzo y un final para el proyecto.

Para obtener un diagrama de redes adecuado las actividades deben tener un tiempo específico para realizarse, estas nos permiten tener un control permanente del avance de las obras, objetivos y metas a demás nos ayudan a identificar el camino más corto para la ejecución de obras.

RED: Es la combinación de eventos que describen de manera lógica la ejecución de los proyectos o actividades empresariales.

ELEMENTOS DE UNA RED

EVENTO:

Señala el inicio y el fin de la tarea o acción, no consume tiempo ni recursos. (Su representación es un nodo o un círculo)

ACTIVIDAD:

Es un conjunto de tareas que se ejecutan para realizar una obra, consume tiempo tiene un inicio y un final, demanda mano de obra, materia prima y demás recursos. (Se representa con una flecha y su dirección señala la frecuencia)

ACTIVIDAD FICTICIA:

No requiere tiempo ni trabajo. (Se simboliza por líneas entrecortadas y sirve para guardar la lógica de la red).

CAMINO CRÍTICO:

Es el camino más largo a través de la red y representa el menor tiempo para la ejecución del proyecto

Esto nos permite identificar cuáles son las prioridades en nuestras actividades para alcanzar el objetivo de nuestros proyectos.

REDES PERT

Técnica de revisión y evaluación de programas. Es la representación grafica y simbólica de las actividades a desarrollar con el fin de lograr el objetivo trazado.

En 1958 los Señores; Booz, Allen y Hamilton desarrollaron esta técnica, que inicialmente se uso para planear y controlar el programa de misiles polaris (Armada de estados unidos).

Los diagramas PERT son mejores que los de GANTT, son más completos y traza un método eficaz que nos permite tomar las mejores decisiones aumentando así la mayor probabilidad de éxito.

USOS:

Este método tiene mayor flexibilidad a los proyectos ya sean grandes o pequeños, debe aplicarse a proyectos que no sean repetido es decir que sean únicos, es diseñado especialmente para la dirección, permite planificar, programar y controlar los recursos disponibles, se debe realizar todo el proyecto o por lo menos parte de este en tiempo mínimo y que no tenga variaciones.

Lo más importante para crear un diagrama PERT es saber organizar las actividades de un proyecto y con base a esto saber tomar las decisiones.

Indiscutiblemente este método nos facilita la planeación sencilla y practica de las actividades a desarrollar en la empresa, de esta forma dirigir nuestros proyectos con más seguridad y confianza alcanzado así los triunfos esperados.

REDES CPM

También conocido como el método de la ruta critica, fue desarrollado en el año 1957 por J.E Kelly Rand y M.R Walker en los estados unidos, por un centro de investigación de de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand.

Mejoro los diagramas de GANTT ya que se fundamentan en el modelo matemático de grafos teniendo en cuenta su duración y las restricciones que no afecten la disponibilidad del recurso, la duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto completo.

En la administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, en otras palabras una ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que puede durar el proyecto.

La red CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duración de la actividad, a diferencia de la red PERT que utiliza tres (muy probable, probable y lo menos probable).